CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE 2021 D’IBA SA

7 mai 2021

CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE 2021 D’ IBA SA

- - MERCREDI 9 JUIN 2021 À 10H00 PAR VIDÉO-CONFÉRENCE - -

Cher Actionnaire,

Nous avons l’honneur de vous convoquer à l’Assemblée Générale Ordinaire (l’« AGO ») des actionnaires d’ IBA qui se tiendra le mercredi 9 juin 2021 à 10h00, pour délibérer sur l’ordre du jour détaillé ci-joint.

Compte tenu des mesures sanitaires actuellement en vigueur au moment de convoquer l’AGO, interdisant les larges rassemblements de personnes, l’AGO se tiendra (à nouveau) par vidéo-conférence cette année. Les actionnaires ayant rempli les formalités légales pour assister à l’AGO recevront un email leur permettant de se connecter à l’AGO.

Les actionnaires sont fortement invités à voter et renvoyer leur formulaire de procuration préalablement à l’AGO afin de faciliter le dépouillement des votes.

Eu égard à l’interdiction des rassemblements de personnes, toutes les procurations, contenant le sens du vote de l’actionnaire pour chaque point à l’ordre du jour, seront adressées exclusivement au Président de l’assemblée générale.

Vous trouverez l’ensemble des formalités de participation à l’AGO ainsi que les formulaires utiles en annexe à la présente convocation ainsi que sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings.

Pour toute question concernant la présente convocation, nous vous invitons à adresser un e-mail à shareholderrelations@iba-group.com.

Veuillez croire, cher Actionnaire, en nos plus sincères salutations.

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Saint-Denis SA
Président du Conseil d’administration
(Représentant permanent : M. P. Mottet)

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ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE D’ IBA SA DU MERCREDI 9 JUIN 2021 À 10H00 PAR VIDÉO-CONFÉRENCE

Présentation des comptes annuels et consolidés arrêtés au 31 décembre 2020

Ce point ne requiert pas de prise de décision et ne sera donc pas mis au vote.

Présentation du rapport de gestion sur les comptes annuels et comptes consolidés arrêtés au 31 décembre 2020

Ce point ne requiert pas de prise de décision et ne sera donc pas mis au vote.

Présentation du rapport du commissaire sur les comptes annuels et consolidés arrêtés au 31 décembre 2020

Ce point ne requiert pas de prise de décision et ne sera donc pas mis au vote.

Approbation des comptes annuels arrêtés au 31 décembre 2020

Proposition de décision : Approbation.

Approbation de l’affectation du résultat telle que proposée par le conseil d’administration, à savoir :

Pas de dotation à réserve légale car le seuil légal de 10% est déjà atteint
Distribution d'un dividende, conformément à la politique de la Société en matière de dividende. Dividende proposé: 0,20 EUR par action (soit approximativement 6 millions d’euros) ; et
Report du solde à l’exercice social suivant (approximativement 181,6 millions d’euros)

Proposition de décision : Approbation.

Approbation de la politique de rémunération.

Proposition de décision : Approbation.

Approbation du rapport de rémunération relatif à l’exercice social clôturé le 31 décembre 2020

Proposition de décision : Approbation.

Décharge à chaque administrateur pour l’exécution de son mandat au cours de l’exercice social clôturé le 31 décembre 2020

Proposition de décision : Approbation.

Décharge au commissaire pour l’exécution de son mandat au cours de l’exercice social clôturé le 31 décembre 2020

Proposition de décision : Approbation.

Confirmation du mandat des administrateurs cooptés le 24 août 2020, à savoir Nextstepefficiency SARL (représentée par Mme Christine Dubus) et Dr. Richard A. Hausmann, tous deux administrateurs indépendants (article 7:88 du CSA)

Proposition de décision :

Nextstepefficiency SARL, Administrateur Indépendant (représenté par Mme Christine Dubus) : Approbation.
Dr. Richard A. Hausmann, Administrateur Indépendant : Approbation.

Renouvellement du mandat de trois administrateurs, étant :

Nextstepefficiency SARL, Administrateur Indépendant (représenté par Mme Christine Dubus)
Dr. Richard A. Hausmann, Administrateur Indépendant
Mr. Yves Jongen, Administrateur Interne

Il est proposé de renouveler leur mandat pour un terme de trois (3) ans, expirant à l’assemblée générale ordinaire qui sera convoquée en 2024. Leur mandat sera rémunéré conformément à la politique de rémunération de la Société.

Proposition de décisions : Renouvellement du mandat de :

Nextstepefficiency SARL, Administrateur Indépendant (représenté par Mme Christine Dubus) : Approbation
Dr. Richard A. Hausmann, Administrateur Indépendant : Approbation
M. Yves Jongen, Administrateur Interne : Approbation

Pouvoirs aux fins d’exécuter les décisions qui précèdent, en ce compris la rédaction, la signature et le dépôt de tout document auprès de toute autorité ou administration compétente

Proposition de décision :
Approbation de l’octroi de tous pouvoirs à chaque administrateur ainsi qu’à M. Christian Matton, Mme Valérie Van Impe et Mme Sophie Allart, chacun avec pouvoir d’agir individuellement et de subdéléguer, aux fins de mettre en œuvre les décisions qui précèdent, en ce compris la rédaction, la signature et le dépôt de tout document auprès de toute autorité ou administration compétente (en ce compris les formalités de publication).

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FORMALITÉS D’ADMISSION ET DE PARTICIPATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE D’ IBA SA DU MERCREDI 9 JUIN 2021 À 10H00 PAR VIDÉO-CONFÉRENCE

1. Deux conditions d’admission à l’AGO : enregistrement des actions (« record date » ou « date d’enregistrement ») et notification de participation

Seules les personnes qui remplissent les deux conditions reprises sous les points (A) et (B) ci-dessous auront le droit de participer à l’AGO, à savoir :

1. L’enregistrement, par l’actionnaire, de ses actions en son nom (c’est-à-dire, la preuve qu’il est titulaire du nombre d'actions pour lesquelles il entend prendre part au vote), au plus tard le 14^ème jour qui précède l’AGO, soit le mercredi 26 mai 2021 à minuit (la « Date d'Enregistrement »). Cet enregistrement se réalise comme suit:
  1. Pour les actions dématérialisées : l’enregistrement des actions dématérialisées sera constaté par leur inscription au nom de l’actionnaire à la Date d'Enregistrement dans les comptes d'un teneur de comptes agréé ou d'un organisme de liquidation. Les titulaires d’actions dématérialisées recevront, de la part du teneur de comptes agréé ou de l’organisme de liquidation, une attestation certifiant le nombre d’actions dématérialisées inscrites au nom de l’actionnaire à la Date d'Enregistrement. Ils sont invités à demander à leur institution financière de notifier directement à Euroclear Belgium, au plus tard à la Date d’Enregistrement, leur intention de prendre part au vote à l’AGO pour tel nombre d’actions.
  2. Pour les actions nominatives : l’enregistrement des actions nominatives sera constaté par leur inscription au nom de l’actionnaire à la Date d'Enregistrement dans le registre des actions nominatives de la Société.

et

1. La notification, par l’actionnaire, de son intention de participer à l'AGO et du nombre d’actions pour lesquelles il entend prendre part au vote, au plus tard le 6^ème jour qui précède l’AGO, soit le jeudi 3 juin 2021 à 16 heures.
  1. Pour les actions dématérialisées : cette notification et l’attestation d’enregistrement des actions (voir point (A)(i) ci-dessus) doivent être communiquées à Euroclear Belgium par e-mail (ebe.issuer@euroclear.com).
  2. Pour les actions nominatives : l’actionnaire doit notifier son intention de participer à l’AGO au département juridique d’ IBA par email (shareholderrelations@iba-group.com). Les actionnaires qui renvoient leur formulaire de procuration sont dispensés de cette formalité.

2. Inscription de points à l’ordre du jour de l’AGO

Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital d’ IBA peuvent demander l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l’AGO, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour, moyennant le respect du prescrit de l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations (le « CSA »).

Le ou les actionnaires qui exercent ce droit doivent, pour que leur demande soit prise en compte, satisfaire aux deux conditions suivantes :

1. prouver qu'ils détiennent le pourcentage de détention requis (soit 3%) à la date de leur demande (soit par un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes dans le registre des actions nominatives de la Société, soit par une attestation, établie par le teneur de comptes agréé ou l'organisme de liquidation, certifiant l'inscription en compte, à leur nom, du nombre d'actions dématérialisées correspondantes) ; et
2. encore être actionnaire à hauteur de 3% du capital de la Société à la Date d’Enregistrement.

Ces demandes, accompagnées de la preuve de détention de la participation requise et, en fonction des cas, du texte des sujets à traiter et des propositions de décision connexes ou des propositions de décision concernant certains sujets déjà inscrits à l'ordre du jour, doivent parvenir au plus tard le 22^ème jour qui précède l’AGO, soit le mardi 18 mai 2021, au département juridique d’ IBA (shareholderrelations@iba-group.com). Ces demandes doivent indiquer l'adresse électronique à laquelle IBA transmettra l'accusé de réception de ces demandes dans le délai légal (qui est actuellement de 48 heures à compter de cette réception).

Le cas échéant, la Société publiera, conformément à l'article 7:130, §3, du CSA, un ordre du jour complété et un formulaire ad hoc de procuration mis à jour au plus tard le mardi 25 mai 2021.

Les procurations qui auraient été notifiés à la Société antérieurement à la publication d'un ordre du jour modifié conformément à l'article 7:130 du CSA resteront valables pour les points de l'ordre du jour que ces procurations couvrent. Toutefois, pour les sujets de l'ordre du jour qui feraient l'objet de nouvelles propositions de décision, le mandataire peut, en assemblée, s'écarter des éventuelles instructions données par son mandant si l'exécution de ces instructions risque de compromettre les intérêts de son mandant. Il doit en informer son mandant. La procuration indique à cet égard si le mandataire est autorisé à voter sur les nouveaux sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour.

3. Procurations

Chaque actionnaire peut voter par procuration avant l’AGO qui, pour rappel, sera tenue par vidéo-conférence. Nous vous recommandons vivement d’utiliser ce moyen de vote afin de faciliter le dépouillement des votes.

Les procurations sont mises à disposition des actionnaires sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings.

Les procurations dûment complétées (pour chaque point à l’ordre du jour) et signées doivent parvenir à la Société (shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6^ème jour qui précède l’AGO, soit le jeudi 3 juin 2021 à 16 heures.

Afin d’éviter tout rassemblement de personnes interdit par la règlementation sanitaire en vigueur, le mandataire unique des procurations est la société anonyme Saint-Denis, en sa qualité d’administrateur, Président du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale.

L'actionnaire qui se fait représenter par procuration ne doit pas oublier d’enregistrer ses actions (voir point 1(A) ci-dessus).

4. Questions des actionnaires en lien avec l’ordre du jour

Les administrateurs et le commissaire répondront aux éventuelles questions des actionnaires, conformément à l’article 7:139 du CSA, dans la mesure où ces questions portent sur les points de l'ordre du jour et où la communication de données ou de faits n'est pas de nature à porter préjudice aux intérêts stratégiques de la Société ou aux engagements de confidentialité souscrits par celle-ci, ses administrateurs ou son commissaire, et pour autant que les actionnaires auteurs des questions aient satisfait aux formalités d'admission à l’AGO détaillées au point 1(A) et (B) ci-dessus.

Ces questions devront être formulées par écrit et parvenir au département juridique de la Société (shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6^ème jour qui précède l’AGO, soit le jeudi 3 juin 2021 à 16 heures.

5. Documents mis à disposition

Tous les documents relatifs à l’AGO que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires sont consultables sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings, à partir de ce vendredi 7 mai 2021.

6. Actions et droits de vote en circulation

A la date de la présente convocation, le nombre total d'actions en circulation est de 30.133.920, le nombre total de droits de vote en circulation est de 37.610.676 et les actions ne sont pas divisées en classes au sens de l’article 7:155 du CSA.

7. Modalités pratiques de participation à l’AGO tenue par vidéo-conférence

Pour assister à la vidéo-conférence, voici les modalités techniques d’enregistrement :

envoyez un email à shareholderrelations@iba-group.com en notifiant l’adresse email à laquelle vous souhaitez recevoir l’invitation à la vidéoconférence ;
vous recevrez ensuite un email d’invitation à la vidéoconférence à l’adresse email que vous aurez indiquée ;
vous devrez répondre au lien qui vous sera envoyé (préenregistrement obligatoire) ;
vous pourrez participer à la vidéoconférence au moyen du lien « Teams » qui vous sera ensuite envoyé par email à cette même adresse.

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